メールの宛先「TO/CC/BCC」の違いって?
一般のビジネスパーソンとは異なり、医療従事者の場合、仕事上でメールを使用することはあまり多いとはいえません。
そのため、仕事上のメールのマナーを知らずに過ごしてしまいがちです。
その結果、いざメールで連絡をしようとしたときに、どうすればいいのか悩んでしまうということになります。
そうしたことにならないように、就職する前にしっかりとビジネス・メールの基本について理解しておきましょう。
そこで今回は、意外と知らないメールを送信する際の宛先の指定方法について確認していきます。
〈宛先を指定する3つの方法〉
メールを使う場合、宛先を指定するには、「To/CC/BCC」の3つの指定方法があります。
この「TO/CC/BCC」の違いを理解することはとても大切です。
(1)To(宛先)
「TO」は、メールで用件を伝えたい相手を指定します。
「TO」には、複数の人を指定することが可能です 。
(2)CC(カーボン・コピー)
「CC」とは「カーボン・コピー」の略称で、参考までに情報の共有をはかる必要がある関係者や相手を指定する場合に使用します。
「CC」には、複数の人を指定することが可能です。
「CC」に指定した場合、「TO」に指定している相手(個人、複数)や「CC」に指定している相手(個人、複数)にも“誰に”同じメールが送信されていることが分かります。
尚、「CC」に宛先を指定する場合、メール本文中の宛先を記載した下に「CC」に指定した人を記載するという方法もあります。
参考〈CCを使った際のメールの宛名の記載例〉
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〇〇治療院
院長
△△ 様
(CC:□□ 様/当院 ××)
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(3)BCC(ブラインド・カーボン・コピー)
「BCC」は「ブラインド・カーボン・コピー」の略称で、主に不特定多数の相手へ同一の連絡や案内を送信する場合や他の人にメールを送信したことを隠しておきたい際に利用されます。
「BCC」にも、複数の人を指定することが可能です。
この「BCC」の使い方については、特に注意が必要です。
「BCC」に指定された人のアドレスは、「TO」、「CC」に指定された受信者にはメールアドレスが表示されませんので、他に受信者がいるかどうかわかりません。
もちろん複数の人を「BCC」に指定した場合も同様に誰に送信されているかはわかりません。
そのため、他の受信者にアドレスが見えない状態で連絡する場合に利用します。
「BCC」は、指定した人のアドレスが表示されないという特徴のため、一般的に業務上で情報共有をする際、あまり利用しない方が無難といえます。
尚、「BCC」は複数の人を指定することも可能のため、案内や通知などといった一斉送信の際に利用する場合に利用されることがあります。
「BCC」を使う例とすると、院内や社内の全員、グループ全員に対して「健康診断の案内」や「社内行事の案内」などを連絡する場合などで使用される場合があげられます。
この場合でも、本文中に「一斉送信のため、BCCにて失礼します」や「BCCにて送信させていただいております」などの案内を本文中に記載した方が親切といえます。
※「BCC」だけを利用し、不特定多数の方に通知や案内などを送信する場合、宛先(TO)には、自分のメールアドレスを指定します。
〈「TO/CC/BCC」に指定されたメールはどのように見えるのか?〉
〈メール・アドレスに関する注意事項〉
①メールアドレスは個人情報ですから取扱いには注意しましょう!
メールアドレスも立派な「個人情報」であることを理解しましょう。
複数の宛先を指定する場合でも、お互いの面識があるかどうかわからないAさんとBさん宛にメールを同時に送付するようなことは避けるようにしなければなりません。
業務の連絡をするのにとても便利なメールですが、使い方については慎重さが求められることを忘れてはいけません。
②メール本文中に記載する宛名の順序に気をつけましょう!
本文中に記載す宛名の順番は役職順に記載します。
宛名の順番は序列をあらわすものとして感じる人もいることに配慮しましょう。
役職者や目上の方を立てるという点は、メールにおいても当然のマナーとなります。
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